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Unternehmensentwicklung hat viele Facetten und ist kein kurzfristig aufgesetztes Schnellschuss- Projekt oder gar eine Einmalaktion. Vielmehr stellt sie einen Prozess dar, der zu keinem Zeitpunkt endet… Deshalb betrachten die Autoren eine Unternehmensentwicklung auch uns ganz unterschiedlichen Blickwinkeln. Im Mittelpunkt stehen dabei natürlich die digitale Welt mit ihren weitreichenden Möglichkeiten für eine moderne Kommunikation, zum Beispiel via WhatsApp, die Nutzung bekannter Businessportale wie XING oder LinkedIn. Thomas Fritzsche beschäftigt sich in seinem Beitrag mit der Frage „Was wir von den Bienen lernen können?“ Sehr viel – auch wenn uns das auf den ersten Blick nicht bewusst ist. Und natürlich dreht sich in dieser Ausgabe sehr viel um ein Thema Bestand, Bestandsverkauf, Maklerrente und Unternehmensnachfolge, denn über später sollte man früher nachdenken.

RECHT & DATENSCHUTZ Fall

RECHT & DATENSCHUTZ Fall „Postausgang“ Ein Unternehmer hat zwei neue Kunden akquiriert. Für jeden wird eine hochwertige Willkommensmappe erstellt mit allen Verträgen, Unterlagen und Beratungsdokumenten und einem ausführlichen Kundenprofil. Die Mappen werden versandfertig verpackt und dem Sekretariat zur Etikettierung übergeben. Es kommt wie gedacht: Ordner und Adressaufkleber werden vertauscht, jeweils der eine Kunde erhält im Folgenden den Ordner des anderen. Aus Datenschutzsicht: massive Datenpanne. Als Unbeteiligter mag man lächeln, passieren können hätte das in jedem Büro. Lerneffekt: Anpassung und Einhaltung von Standard- Prozessen (also hier beispielsweise Mappen erstellen, Adressaufkleber erstellen, erst dann disponieren) sind die Lösung. »Der morgendliche Putzdienst leert den Schredder und steckt das lose Blatt Papier mit den Papierschnitzeln in den Entsorgungsbeutel ...« Bild: © Demianastur – stock.adobe.com Fall „Papierschredder“ Bild: © Africa Studio – stock.adobe.com Ein fleißiger Unternehmer arbeitet bis spät in die Nacht für neue Angebote. Am Ende der langen Arbeitsschicht vernichtet er die Fehldrucke im Papierschredder. Dabei fällt unbemerkt ein Blatt hinter den Schredder. Der morgendliche Putzdienst leert den Schredder und steckt das lose Blatt Papier mit den Papierschnitzeln in den Entsorgungsbeutel. Beim Entleeren des Beutels in den gemeinsamen Papiercontainer des Bürokomplexes fällt das Blatt unbemerkt hinter den Container. Gefunden wird es von einem Kollegen aus der gleichen im Bürokomplex ansässigen Firma, für deren Mitarbeiter der Unternehmer individuelle Angebote erstellt hat. Lerneffekt: Die Summierung von unglücklichen Einzelfällen führt nicht nur zu einer Datenpanne, sondern auch zu einem empfindlichen Reputationsschaden. 82 02-21 | expertenReport

Fall „E-Mail-Ähnlichkeit“ Bild: © Rawf8 – stock.adobe.com Ein Unternehmer führt die Erstberatung eines rentablen Geschäftskunden durch, der auch privat vom Unternehmen betreut werden will. Dabei werden auch die Kontaktdaten aufgenommen. Der Kunde hat einen geläufigen Vor- und einen häufigen Nachnamen, die E-Mail-Adresse privat ist bei einem bekannten Provider gehostet. Bei der Übersendung der Angebote wird dann neben der Geschäftsadresse auch die Privatadresse des Kunden im CC angegeben. Hierbei wird ein Punkt in der E-Mail-Adresse zu viel gesetzt, die E-Mail geht an den falschen, dem Kunden durch die Namensähnlichkeit mittlerweile bekannten CC-Empfänger. Durch den Versand auch an die Geschäftsadresse fällt dies dem Kunden natürlich sofort auf und er verlangt die Erklärung der unangenehmen Datenpanne. Lerneffekt: Auch hier mag man glücklich sein, nicht selbst Opfer dieser alltäglichen Datenpanne zu sein. Es ist aber Beispiel dafür, wie wichtig es ist, die Sorgfaltspflicht bei jeder einzelnen E-Mail zu wahren. Fazit? Meist ist es für die Verursacher von Datenpannen nicht ersichtlich, wie aufwendig die weitere konforme, rechtssichere und abschließende Bearbeitung ist. Da kommen schnell zig Stunden pro Fall zusammen. Auch von daher lohnt sich ein Blick auf die Prävention. Alle oben genannten – wohlgemerkt realen – Beispiele mögen trivial erscheinen. Aber genau deswegen sind sie in die Auswahl gelangt: Sie hätten wirklich jedem selbst passieren können. Zufall, Leichtsinn, Fahrlässigkeit, Unaufmerksamkeit sind Ursache Nummer eins bei Datenpannen. Da mag man sich – auch ganz im Sinne des Risikomanagements – schon fragen, warum man überhaupt den ganzen DSGVO-Aufwand im Unternehmen betreiben soll, wenn man mit einfachsten kostenlosen Mitteln ganz erheblich sein Datenschutz-Niveau steigern kann. Es gibt aber drei gute Antworten darauf: 1. Weil es Gesetz ist. 2. Erst wenn man seine Unternehmensabläufe kennt, kommt man darauf, wo es diese „einfachsten kostenlosen Mittel“ gibt. 3. Kennt man seine Prozesse, gibt es die DSGVO-Compliance dann fast gratis dazu. Harald Müller-Delius MBA, Dipl.-Ing. (FH) Datenschutzbeauftragter (IHK) Und so wird man als leidenschaftlicher Vertreter seiner Zunft nicht müde, weiterhin gegen alle Windmühlen Aufklärungsarbeit zu leisten und eine Sensibilisierung für den sorgsamen Umgang mit den Daten seiner Kunden herbeizuführen. Dann wird die Welt wieder ein Stückchen besser. HM[D]ATA Ing.-Büro für Daten- und Medientechnik hmd©hmdata.de www.hmdata.de expertenReport | 02-21 83